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弊社のリモートワーク環境について


こんにちは、吉田です。
巷では新型コロナウイルスの感染者がまた増加の勢いを増しはじめ、各企業では一層感染拡大対策が求められる事となるのではないでしょうか。

本日のブログは、弊社の取り組みの一環として行っているリモートワークにて活用しているツールについてご紹介いたします。(弊社では、全職員の半数以上が在宅勤務となり、最低限の人員のみ出社する体制を取っています。)

1.リモートデスクトップ


弊社では、リモートワーク中はリモートデスクトップというソフトを使用し、オフィスにある自分のパソコンを遠隔操作して業務を行っています。
リモートデスクトップにより、自宅から遠く離れたオフィスにあるパソコンをまるで直接操作しているかのように使用する事ができます。

有名なリモートデスクトップツールとしては「TeamViewer」「Chromeリモートデスクトップ」「Windows標準のリモートデスクトップ」の3つがありますが、弊社ではWindows標準のリモートデスクトップを採用しています。

私は実際に3つとも使用した事がありますが、それぞれの特徴を簡単にまとめると以下のような感じです。(※個人的な感想を含みます。)

TeamViewer:安定性や速度に優れ、リモート先のパソコンをそのまま操作する事が可能です。
ただし、ビジネス用途で使用する場合は有料ライセンスを購入する必要があります。

Chromeリモートデスクトップ:完全無料で利用する事が可能です。リモート先のPCとリモート元のPCで同じgoogleアカウントにログインしていれば初期設定も簡単に行う事ができます。
ただし、google chromeの更新などが発生すると勝手に機能がオフになってしまう事があり、いざというときに使えなかったりしてしまうのが難点でしょうか。

Windows標準のリモートデスクトップ:他のリモートデスクトップ機能とは違い、リモート元の機器に併せてデスクトップの表示を自動調整してくれるため、リモートで操作してる感覚が少なく使いやすいです。
ただし、標準では同じネットワーク内(同じオフィス内、同じ家庭内など)でしか使用できず、遠く離れた場所のパソコンを操作するにはネットワークに関するやや高度な設定が必要になります。
弊社ではこの点についてはVPN(会社と自宅など、離れた場所のネットワークを擬似的に一つのネットワークにする技術)を使用する事で解決しています。

わざわざリモートデスクトップを使用するメリットとしては、まず自宅のパソコンに社内のデータが一切残らないため機密を守れる事が挙げられます。
司法書士事務所ではお客様の個人情報や機密書類を日常的に取り扱うため、情報漏えいには万全の対策が必要となります。

この一環として、あらゆるデータの取り扱いを社内のパソコンの中だけで完結させる事ができるリモートデスクトップは都合が良いと言えるでしょう。
そして、実際にオフィスの自分のデスクにあるパソコンを動かしているため、オフィス勤務と在宅勤務をフレキシブルに切り替える事ができます。

どうしても出社しなければならない用事ができた場合、自宅で行っていた作業をそのまま引き継いでオフィスのパソコンで続きから行うというような使い方も可能です。

リモートデスクトップはとても便利なものですが、通信量を膨大に消費する点 は要注意です。
スマートフォンのテザリングなどで使用するとあっという間に通信制限がかかってしまいます。

2.ビデオ会議


所員が各々自宅に居ても打ち合わせを 行う事ができるように弊社ではビデオ会議ツールのZoomを活用しています。

オンラインでビデオ通話を行うためのツールは様々あり、私個人的としてはビデオ会議といえばSkypeというイメージだったのですが、ビジネスの会議ツールとしては今やZoomが最もメジャーですね。

調べてみるとSkypeはあくまで「電話」というコンセプトのため、多人数が会議を行うというような使い方はあまり想定されていないようです。(あまり人数が増えると通話の品質が落ちるとか……)

一方、Zoomであれば無料プランでも参加者100人までの会議に対応しており、またアカウントを持っていない人でもゲストとして参加が可能なため、社内ミーティングだけでなくお客様との打ち合わせにも比較的使用しやすいというメリットがあります。

ただし、Zoomはビデオ会議のためのツールと割り切られているようで、会議が開かれていない時でも使えるチャット機能などはなく、打ち合わせをセッティングしたり予定変更の連絡をする場合は他の連絡手段が必要となります。
(この点Skypeはチャット機能も充実しているため、LINEのようにメッセージだけをいつでも送信する事が可能です。)

SkypeもZoomもパソコンだけでなくスマートフォンにも対応しているため、パソコン用のマイクをわざわざ購入する必要もなく導入できるのはコスト的に嬉しい所です。

3.まとめ


リモートワークに便利なツールの登場により、自宅に居ながらでも十分に業務をこなす事ができるようになってきました。

最近では完全に在宅オンリーに切り替える企業なども出てきているようですが、司法書士事務所の場合は紙の重要書類(実印押印書類など)を取り扱うという業務の性質上、完全に全職員が在宅勤務を行うというのはまだまだ難しいかもしれません。

今後社会全体がペーパーレス化しリモートワークに適応していくか、

あるいは……


こんな未来が来るかも?

本日もお読みいただきありがとうございました。

ピークスではリモートワークの他にも新型コロナウイルスの感染拡大対策を行っており、安心してご依頼いただけるようお電話など非対面でのご相談も承っております。

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